Wir alle kennen es, ohne den Ordentlichen Ordnerrücken herrscht reiner Chaos in unseren Büros. Wir stehen immer öfter hilflos vor unseren Aktenregalen und – schränken und suchen einen bestimmten Ordner, den wir gerade dringend brauchen. Diese nervigen Suchzeiten entstehen meistens, wenn der Ordner keinen entsprechenden Ordnerrücken besitzt oder die Ordnerrücken zu klein oder nicht aussagefähig beschriftet sind.

Was ist das Problem?

Wenn man einen neuen Ordner erstellt, nimmt sich häufig keiner die Zeit, ein Ordnerrücken zu erstellen und zu beschriften. Stattdessen wird ein handschriftliches Kürzel auf das Einschiebeblatt gekritzelt. Doch der Nachteil für das handschriftliche Kürzel ist, nach einer kurzen Zeit verblasst die Schrift und wird unleserlich. Es entstehen unnötige Suchzeiten, wenn Ordner nicht aussagefähig beschriftet werden.

Nebenbei sieht es viel schöner aus, wenn alle ihre Ordnerrücken in einem einheitlichen Design gestalten sind.

Tipp

Im Allgemeinen achten Sie bitte darauf, dass ihre Ordner mit großen Buchstaben beschriftet sind, die Sie mit auch mit etwas Abstand noch lesen können. Ihre Kunden haben sicherlich auch eine Kundennummer in ihrem Unternehmen. Versehen Sie ihr Ordnerrücken mit der jeweiligen Kundennummer oder dem Logo. Farben sind eine weitere Möglichkeit, mehr System in den Umgang mit den Ordnern zu bringen. So können Sie zum Beispiel auch jedem Jahr eine bestimmte Farbe zuordnen.

Unser Fazit

Besprechen Sie mit ihren Mitarbeitern und Kollegen, dass Sie jeweils für jede neue Akte sofort den dementsprechenden Ordnerrücken erstellen und beschriften. Eine entsprechende Vorlage in Word kann in nur wenigen Minuten erstellt werden.

Genau das gleiche gilt bei den Digitalen Ordnern.

Was der Tipp bewirkt

Im Lauf der Arbeitsjahre sammeln sich sehr viele Ordner zu verschiedenen Prozessabläufen an. Eine klare Beschriftung hilft Ihnen, sich auf einen Blick zurechtzufinden. Wenn Sie für Ihre Ordnerrücken eine Vorlage in Word entwerfen, können Sie jederzeit aussagefähige Etiketten ausdrucken. Neben einem optisch ansprechenden, professionellen Erscheinungsbild verkürzen Sie Ihre Suchzeiten.